Projectmanagement

Projectmanagement

Het projectmanagement door 2Value is een grote toegevoegde waarde voor klanten. Deze functionaris zorgt dat het team functioneert met zelfstandigen die elk een eigen rol hebben. Ze profiteren klanten van de voordelen van zelfstandigen:

Voordelen

1. Werken vaak ook buiten 9 tot 17 u en ook wel in het weekend. Let op: niet vanzelfsprekend, maar wel de praktijk.
2. Staan altijd creatief klaar met een oplossing
3. Verantwoordelijke experts die een klus koste wat kost willen klaren

Administratie van uren

De projectmanager kent in overleg uren toe aan verschillende teamrollen in verschillende fasen van een opdracht. De toegekende hoeveelheid uren per associate komt tot uitdrukking in inkoopnummers.

facturatie

De volgorde in de administratieve verwerking is:

1. Elk bedrijf heeft een aandeel in de (fase van de) opdracht.
2. Naar rato van het aandeel in het reeds door de eindklant betaalde bedrag maakt 2value per ommegaande de bedragen over naar de geassocieerde partijen voor zover dit niet al is ontvangen.
3. De administratie handelt dan ook evt. crediteringen van associates en naar klanten; beide in noodgevallen, de projectleider checkt in- en uit- gaande facturen doorgaans vooraf.

betalingsmomenten

Uitgangspunt is dat 2value werkt met geassocieerde ondernemingen die zelf risico lopen voor het aangeboden deel van het gehele project; waarbij 2value bovendien al het mogelijke doet generalistische risico’s actief te verminderen. Administratie van 2value heeft een systeem van Associate:inkoopnummers waarmee de betaling van inkomende facturen op een fair moment is geregeld.

De projectsheet (calculatie op basis waarvan is gegund) toont de berekende ratio van wie krijgt welk deel van het totaal. De projectleider werkt de voortgang daarop steeds bij.

Fictief voorbeeld

Fase Beekerink Holding 2 totaalsom 36.666 ex BTW

Verdeling koek

• Rob Smits: 18%
• Kovoks: 9%
• Jira: 10%
• Ronald Pijpers: 22%
• Uren en afdracht 2value : 30%
• Projectmarge: 11%

Als we 60% van de totaalsom betaald hebben gekregen en Jira stuurt bijv. de totaal factuur van 10% (die an sich correct is), maar Jira is nog niet klaar (dat bepaalt de klant met jou samen), dan maak ik op dat moment 60% van het factuurbedrag direct over en de volgende tranche bij weer een betalingsontvangst van de klant.

Uiteraard kan van deze regel in onderling overleg worden afgeweken, waarbij het uitgangspunt is: back-to-back het risico delen en alleen schriftelijk vast gelegde afspraken tellen. En verder moet het praktisch en toch fair zijn: samen uit samen thuis. Het totaal van de betalingen door 2value van inkomende facturen in een projectfase op enig moment is in principe dus niet meer en niet minder dan (100%-2value%) * het ontvangen bedrag op de rekening van 2value van de eindklant.

Betaalbaarstelling van inkomende facturen is altijd een delicate zaak omdat evt. gedoe over geld met de klant altijd in de eindfase (de oplevering) plaats vindt. Op dat moment wil ik nog alle partijen "aan boord" hebben, die nog een eindresultaatsverplichting hebben op dat moment. Als Kovoks bijvoorbeeld tussentijds al klaar is en de klant heeft dat werk volledig aan de projectleider van 2value geaccordeerd en betaald (!), dan hoeven zij uiteraard niet te wachten op de laatste tranche.

Binnen budget

Wat betekent binnen budget? "binnen budget". Zijn 2value uren en al onze ‘ fair shares’ evenredig veiliggesteld door reeds betaalde facturen van de klanten? Of loopt een partij onevenredig veel risico?

Dat moet duidelijk blijken. 2value is als netwerk georienteerd bedrijf kwetsbaar voor dit soort zaken en dat moet goed zijn geregeld. Zie het onderstaande rekenvoorbeeld:

Voorbeeld 2

Stel alles ex BTW: Gefactureerd door 2value (P3) en betaald: X totaal gefactureerd aan 2value: Y door persoon P1 totaal gefactureerd aan 2value: Z door persoon P2

Gebudgeteerde uren inclusief door klanten geaccordeerd facturabel meerwerk (Voorbeeld) Uren P1 = 60% Uren P2 = 30% Uren P3 = 10%

Dan betalen wij uit: max D = 60% * 70% * X aan P1, als Y kleiner is dan D dan Y uitbetalen max E = 30% * 70%* X aan P2, als Z kleiner is dan E dan Z uitbetalen

2value verantwoordelijk

Om te voorkomen dat alleen 2value straks zit te wachten op een tevreden klant die nog moet betalen en onze associates die het project tot een succes moeten afronden hun schaapjes al op het droge hebben. Dat zou verkeerde verhoudingen geven.

Ook zaken als reistijd en reiskosten dienen conform contract met klant en/of door de klant geaccordeerde extra afspraken te zijn afgedekt. Anders teren dit soort kosten ons deel van de opdracht in. En dat is ongewenst.

Facturen-check

Inkomende facturen worden via het inkoopnummer aan uitgaande facturen gekoppeld. Pas als de opdracht in de Contract-fase zit (C) heeft het zin om een factuur te sturen. Als de tevreden klant heeft betaald (Definitief = D) dan kan de associate informeren bij de projectmanager naar de status van de betaling.

Aanbiedingstrajecten

Procedure voor de samenwerking in aanbiedingstrajecten: Verkoop is een zeer belangrijk onderdeel van de 2value meerwaarde voor klanten en associates. Het is 2value’s taak om klanten te helpen met het inkopen van de juiste mensen en projecten. Deze projecten en klanten moeten ook voor associates een goede broodwinning, leerzame ervaring en nuttige referenties opleveren.

De 2value verkoop-procedure is een gestapeld systeem van afspraken: de gewenste naleving van afspraken, houding en gedrag van associates bij kleinere projecten gelden eveneens voor de grotere 2value projecten; andersom niet.

Definities (ga boven het woord hangen met de muis)

1. opdrachtgever
2. contracthouder
3. contractmanager
4. projectmanager
5. associate

2value opdrachten

We hebben vier mogelijke vormen van 2value aanvragen/ opdrachten.

1. Kleine technische offerte aanvraag met 2value belangen uit het verleden en/of voor de toekomst. Zonder projectmanager, aanbieding door associate
2. Wat grotere technische offerteaanvragen, met separate projectmanager (tevens zelf associate). De lead van het schrijven van deze offerte ligt bij de projectmanager, tenzij anders afgesproken.
3. Typische 2value aanvragen met projectmanager: het schrijven van deze offertes worden in beheer van 2value uitgevoerd.
4. Het Service Level Agreement

2value brengt al deze offertes uit.

Informatieverstrekking

Informatieverstrekking associates aan 2value

aangaande verkoop en relatiebeheer onderscheiden hierin de opdrachten die wel en niet onder 2value verantwoording worden uitgevoerd. In de projectuitvoeringsfase is 2value verantwoordelijk voor supervisie projectmanagement, administratie en accountmanagement. De associate en projectleider associate voert uit volgens en handelt in de geest van de richtlijn ‘2Value projectmanagement en –uitvoering’ Kleine offerte

Bij alle belangrijke gebeurtenissen in een (mogelijke) opdracht: a) Op gesprek b) Programma van Eisen is vastgesteld c) Het aanbod van 2value d) Gunning aan 2value, gunning aan associates e) Oplevering door associates, oplevering door 2value

Add A. Op gesprek Voor een gesprek wordt van de associate die mee gaat een degelijke voorbereiding verondersteld. Het ‘Red Book of Selling’ is een standaard werk van Jeffrey Gitomer waarin de do’s en dont’s staan beschreven ten aanzien van het stellen van vragen aan klanten en het geven van antwoorden. “Ask smart questions, they think you are smart, ask dumb questions…“ Red book of selling geeft tevens de pragmatische richtlijnen weer die 2value wil overnemen in verkooptrajecten.

In principe mag de associate zijn of haar bedrijf presenteren middels een visitekaartje. We treden echter allen in woord en daad op vanuit 2value.

In een kleine offerte is het gebruikelijk dat de associate samen met een vertegenwoordiger van 2value naar de klant op bezoek gaat.

Aan live ontmoetingen met klanten zijn kledingvoorschriften verbonden: goed verzorgd uiterlijk, normaal zakelijke outfit (mag casual) en zakelijk ogende tas (geen afgeleefde rugzak bijvoorbeeld).

Add B. Programma van Eisen Na de ontvangst van het Programma van Eisen wordt de associate geacht de tekst van het PvE te bestuderen, met focus op het eigen expertisevlak aanvullende vragen te formuleren en 2value actief te berichten over mogelijke ‘bleeders’ in het stuk.

Add C. Aanbod Het aanbod van 2value wordt rug tegen rug gedekt door haar associates. 2value spreekt associates aan op hun ondernemersschap (en beloont) volgens de ‘samen uit, samen thuis’ gedachte. Dat betekent: loopt het projectonderdeel van de associate beter dan de tijdsschatting, dan zal 2value de betreffende associate ondersteunen in het realiseren van zijn/haar winst op dat onderdeel. Andersom zal de associate moeten doorwerken voor hetzelfde geld indien niet volgens contract is opgeleverd, al dan niet ter beoordeling van de projectleider en de leiding van 2value in overleg met de klant en de associate. Binnen het kader van het project met meerdere associates is vaak meer ruimte voor geven en krijgen dan in een eigenhandig geregeld contract tussen eenpits-associate en opdrachtgever. 2value is eindverantwoordelijk. Dat betekent wanneer een associates niet (kunnen) functioneren, dat 2value de adequate vervanging regelt en betaalt.

Associate heeft de lead in het opstellen van foutloze, uitgelijnde, consistent opgemaakte, tekst met een verhaallijn in een aanbiedingsdocument [standaarddoc1] en het daarbij behorende spreadsheet [standaarddoc2], die 1 op 1 correspondeert met de tekst. Er staan geen feitelijke onjuistheden en omissies meer in deze tekst.

2value plaatst de tekst op briefpapier, de verhaallijn eventueel wat aanpassen, de offreerde bedragen invullen en uit doen op papier.

2value is een automatiseringsbedrijf en geen tekstverwerker. Daarom brengen wij in principe onderstaande werkzaamheden in rekening aan associates zodra onvolledige concept documenten worden aangeleverd door associates: 1. Massa’s taal-, tik- en stijlfouten eruit halen 2. Lettertypes uniform maken 3. Kleuren aanpassen 4. Lettergroottes 5. Opsommingen consistent opmaken 6. Bladvulling organiseren 7. Inhoudsopgaven 8. Etc. Tekstschrijven is een vak en moet door de ondernemende associate zelf als basishandeling worden verstaan en gedaan alsof het document op eigen briefpapier de deur uit gaan. De tekst die 2value aanlevert dient door de associate zelf aangepast te worden. 2value reviewt dit finaal zonder verder formuleer-, schrijf - of verbeterwerk.

Deadlines die met klanten zijn afgesproken of naar klanten worden gecommuniceerd, kunnen alleen door toedracht van de klant eenmalig worden verschoven naar achteren, uitsluitend na overleg met 2value. 2value dient complete stukken minimaal 24 uur voor oplevering aan de klant in de overeengekomen formaten te ontvangen.

Een offerte verzonden door 2value is tevens een bindende offerte voor de betrokken associate op de voor haar/hem relevante onderdelen.

Add D. Gunning Zodra een opdracht is gegund, wordt deze ook direct gegund aan de betrokken associate. De associate kan dit werk niet weigeren zonder aan de regulering in de inkoopvoorwaarden te voldoen.

Add E. Oplevering Een 2value opdracht wordt opgeleverd volgens het model 30% bij opdracht, 50% op basis van tijdsbesteding en materialen en 20% bij oplevering. De associate en projectmanager wordt geacht geen enkele oplevering (hoe ogenschijnlijk klein dan ook) zonder meer te doen (lees: gratis of zonder tegenprestatie). Scope creep, het voortschrijdend inzicht van de klant ten opzichte van de aanbieding, dient eveneens voorkomen en gedocumenteerd te worden in wijzigingsvoorstellen en aanvullende verzoeken. Wijzigingsverzoeken en/of aanvullende zaken zijn doorgaans onderdeel van een verkoopgesprek inzake een volgende projectfase.

Extra werk Regels ten aanzien van communicatie met de opdrachtgever, contractvorming en extra werk: 1. Binnen het eerste jaar na de laatste opdracht kan een associate niet onder eigen naam en voor eigen rekening een opdracht aangaan met de opdrachtgever. 2. De opdrachtnemende associate heeft een right of first refusal ten aanzien van nieuwe opdrachten als vervolg op eerder uitgevoerde opdrachten. Mits de opdrachtgever tevreden is met het uitgevoerde werk, dan wel houding en gedrag van de betreffende associate. 3. Opdrachtgevers mogen associates geen werk aanbieden. Associates die hiermee toch worden geconfronteerd zullen 2value onverwijld in kennis stellen. Vervolgens kan alsnog volgens contract met 2value en door tussenkomst van 2value de directe inhuur tot stand komen.

Voordat een gesprek aan de orde is, is er al een hoop gebeurd: 1) contact tussen klant, projectleider, 2value en associate(s). 2) beschikbaarheid en expertise gematcht op de vraag 3) Gespreksverslagen intern

Add 1. Contact met de klant Klantcontact verloopt via 2value. Ten behoeve van het gestroomlijnde contact met de klant worden klantvragen in het verkooptraject aan het adres van de associate doorgegeven aan 2value. Er worden geen mededelingen gedaan over tarieven en tijdschattingen, noch beschikbaar van 2value.

Add 2. Beschikbaarheid expertise Associate dienen aan 2value inzicht te geven in hun beschikbaarheid middels het Extranet 2value profiel dat men zelf kan bij houden. De juistheid van de informatie ligt in handen van de associate.

Add 3. Aanlevering gespreksverslagen Discipline voor het verwerken van gesprekken met klanten en belangrijke gesprekken intern: Binnen 48 uur moet intern een door relevante personen gezien en aangevuld document klaar zijn met de afspraken en actiepunten uit het gesprek. In principe klaar voor verzending naar de klant. Zijn er interne zaken die niet in een stuk aan de klant kunnen staan, dan separaat in een document of mail of in sugarCRM. Nooit interne tarieven en benodigde tijd in externe stukken vermelden.

Grotere offerteaanvragen, met separate projectmanager De lead van het schrijven van de offertetekst ligt bij de projectmanager, tenzij anders afgesproken. De uitvoerende associate(s) lever(t)(en) concept tekst aan.

De projectmanager komt intern met 2value de project-urensheet overeen en het project wordt op basis daarvan gestuurd en opgeleverd. Aan de verkoopzijde (lees: de offerte tekst) dienen deze urenschattingen te worden voorzien van de juiste geconsolideerde omschrijvingen en voorzien van evt. risico-opslagen. Voorstellen van de projectleider hieromtrent worden na overleg door 2value vastgesteld.

Winst en verlies op urenschatting zijn onderwerp van interne discussie maar worden pas door de projectleider rechtstreeks met de klant gecommuniceerd zodra daarover overeenstemming is met 2value. Urenschattingen en extra werk van de projectleider zelf dient expliciet door 2value te worden geaccordeerd.

Schrijven en schattingen

Projectleiders schrijven bij 2value mee. Dat wil zeggen: zij leveren bij voorkeur kant en klare wijzigingen op de tekst met wijzigingen bijhouden, 'bijna definitief'.

De reden van deze aanpak is dat projectleiders zelf moeten opschrijven hoe ze projecten gaan uitvoeren en ook alles moeten begrijpen wat er staat. De andere reden is dat ik onmogelijk alle offertes kan formuleren.

Wat 2value op haar beurt doet is een voorzet geven met stukken standaard tekst erin (de raamwerk offerte). Verder plakt 2value voor zover voorradig de voorgeschiedenis in de tekst in de vorm van mailwisselingen met de klant en associates en teksten uit andere ingangsstukken van de klant. Tot slot wordt het beoogde team, de fasering en opdrachtvorm en evt. (financiële) randvoorwaarden per offerte aangeleverd. NB: Vaak treden er door deze pragmatische aanpak copy-paste problemen op: stukken tekst uit een “vorige” offerte die in het verband van de nieuwe offerte misplaatst zijn. Deze dienen te worden verwijderd.

Tweede belangrijke punt is dat de projectleider bij de betrokken associates de tekst en de urenschattingen op vraagt. Laat associates zelf aangeven wat zij denken dat nodig is. Vervolgens besluit de projectleider en 2value samen of schattingen en voorwaarden kunnen worden geaccepteerd. We gaan in de regel geen concurrerende offertes intern aanvragen, maar als de schatting of andere inzichten daartoe aanleiding geven dan zal 2value zich richten met de vraag op andere associates. Typische 2value aanvragen met projectmanager

Inkoop op projecten

---

De 2value accountmanagement kijkt altijd cc: mee naar de inkoop op het project door een projectmanager. Hij/zij zendt dan de betreffende aanbieding doorzendt + zijn conclusie en advies “in steno”. Vervolgens geeft 2value finaal toestemming voor de inhuur. Zonder deze toestemming kan de inhuur niet plaats vinden en zal de projectmanager in zijn bedrijf risico lopen.