Rapportage
De richtlijnen voor zelfstandig werken bij 2Value: doelen stellen, organiseren en rapporteren volgens een aantal heldere regels.
- Alles in 1 keer goed
- Belangrijke informatie meteen naar de juiste "stalling"
- Stel teamleden op de hoogte
"Als je niet meldt wat je doet of deed, heb je het niet gedaan"
Functies:
Kortweg
De richtlijnen voor rapportage binnen 2Value zijn kortweg:
- wiki (macro organisatie)
- Google agenda (micro-organisatie)
- linkjes per mail (resultaten) of elders
- Call tracking en notifys naar teamleden.
Aan de gedragkant bij delegatie vanuit 2Value:
- jij bent zelf je baas en je beoordelaar en
- CEO is je helper
- Alles in 1x goed nastreven
Tijdbeslag
Houd de wiki, agenda en mails met linkjes dagelijks bij (routine!) Intern: Associate:Rapportage#Tijdbeslag
Wiki bijhoudingen
De handleiding om de meest recente processtappen op verzoek of als verbetering van je werk te documenteren in de wiki. Zoek de Role op en PCON en maak zelf de wijzigingen. Intern: Associate:Rapportage#Wiki bijhoudingen
2Value standaardiseert het werken van en met zelfstandigen. Soms gebruiken we gedeelde documenten daarvoor. Google shared sheets gebruiken we voor:
- contacten en inhoud die met zekere groepen relaties wordt gedeeld
- gezamenlijke teksten en rekensheets
- formulieren die gedeelde sheets vullen
Voor het opstarten van een Google sheet: zie onderin Rapportage#Example_mail_Google_docs_mailadressen voor het uitvragen van de accounts.
Saas Documentenbeheer
Dropbox en Box.net Centrale opslag van bestanden. Een soort netwerk-schijf waar je mensen afzonderlijk toegang toe kunt geven.
Wanneer gebruik je een Google shared sheet en wanneer Dropbox? Als blijkt dat je vaker tegenlijk bezig bent in één document
Status
CEO geeft prioriteit in de volgorde van benadering van personen in de sheet aan.
Gegevens
2Value werkt met nieuwsbrieven (2010: Mailchimp). Verder met een CRM (2010:sugarCRM) om alle relatiegegevens op te slaan.
Reacties respondenten
- Copieer plak je de essentie van alle reacties per email in de betreffende status en informatie-sheet?!
Intern: Shared Sheet bijhoudingen
Documenten leveren
Nieuw
Concepten. 2Value waardeert initiatief zeer. Dus als er een volledig nieuw stuk tekst komt kijken we niet kritisch. Je zou bij de aanlevering meteen kunnen letten op de zaken die bij Associate:Rapportage#Review of Associate:Rapportage#Final staan genoemd.
Review
De afzender vraagt om inhoudelijke aanvullingen. Reviews met echte aanvullingen wordt zeer gewaardeerd. "Me too" beoordelingen.... mwa Intern: Associate:Rapportage#Review
Final
Allerlaatste check, grote impact. Intern: Associate:Rapportage#Final
Links leveren
Dit geldt voor wiki, mails, content in Drupal, Joomla, Magento, Skype etc. Linkjes leveren is een basisvaardigheid die heel vaak terug komt bij 2Value, ook in mails. Het moet een handeling worden die niet meer dan 15 sec (!) kost. Intern: Associate:Rapportage#Links leveren
 |
Computable vond het in 2010 moeite waard om het artikel Tekst is OK, een Linkje is slimmer te plaatsen. Het lezerspubliek kon het niet deren....te vroeg?! |  |
Zo zijn er talloze vegelijkbare voorbeelden uit te werken:
- website links plaatsen in Skype en mail
- wiki links in wiki plaatsen
- link naar andere website in content plaatsen
- link naar eigen website item elders in de eigen website plaatsen
Regel is: links verstrekken waar het kan, oefen en handel ernaar.
XLS maken uit export
Gegevens samenvoegen uit verschillende bronnen is vaak lastig. Een precies werkje: Veldnamen, volgorde, inhoud.
Voorbeeld: Wat zit er in het veld Naam? Voornaam of zit de gehele naam erin?
Om te zorgen dat veldnamen goed zijn, velden in de juiste volgorde staan, de content samengevoegd kan worden en opnieuw als geheel kan worden gerapporteerd of aangeboden aan derden of derde systemen.
Zo rapporteren dat het proces herhaalbaar is.
Intern: Associate:Rapportage#XLS maken uit export
Call tracking
- Zie de richtlijnen voor #Links leveren en voor #Wiki bijhoudingen
- Het denkproces aan de telefoon mag niet verloren gaan
- Wees zo specifiek mogelijk. Kijk naar de tekst en vraag je af: is dit zonder uitleg te gebruiken
Example mail Google docs mailadressen
Hoi Allemaal,
Ik heb voorlopig gekozen om onze lijst als Google shared sheet te maken. Zodat we er gelijktijdig in kunnen werken terwijl toch alle wijzigingen worden bijgehouden en terug te draaien zijn (als het moet, maak er geen zooitje van :-) ).
Om toegang te verkrijgen tot de sheet, heb ik de volgende brandende vraag:
Heb je al een Google account?
Indien:
Ja
dan wil ik graag weten met welk e-mail adres, wil dat emailadres (waarmee je in de Google-suite inlogt) even opsturen per email?
Nee
Wil je meteen een account aanmaken hier? Dan kan ik je de Speellijst geven en kun je er samen met de anderen in kijken, wijzigen, aanvullen. Let op: je hoeft dus geen nieuw emailadres te nemen, je kunt met je bestaande email adres een google account aanmaken. NB. Als de bovenstaande 'hier'-link niet werkt: ga naar https://docs.google.com/
Weet niet
Gebruik je Google agenda, Google mail, Google sheets, Google docs? Dan heb je er één! De vraag is dan alleen nog: met welk email adres log je op 1 van deze applicaties in? Bijvoorbeeld Frans' email adres is franswilgeenspam@gmail.com. Dus Frans heeft een Google account via zijn email adres.
Ik hoor graag.
Groetjes, Henk
-- Mijn mail lees ik tijdens werkdagen op twee tijdstippen. Voor echt urgente zaken die niet kunnen wachten tot 12.00 uur en 16.00 uur, ben ik bereikbaar op 0641932061.
