Fosdennen

Fosdennen is 2Value's yearly trip to the Belgium Ardennen ending at [http:www.fosdem.org FOSDEM], Brussels. The startdate is always thurdays before FOSDEM and enddate is de second day of Fosdem: sunday.

The idea is that 2Value collaegues (associates & partners) get to know eachother better and can exchange things. The enjoyable days are moments of working together (breakfast, dinner) and brainstorm on one or two issues.

This wikipage is about the organisation, who is involved, what needs to be done and in what sequence. Mind the checklists available.

Roles

Personal assistant CEO Associates

To do

1. Kickoff next years Fosdennen by CEO to PA
2. Mail date 6 months upfront - #Example_mail_agenda by PA to Associates to CEO
3. Wishlist 3 months upfront - #Example_mail_wishlist by CEO to PA
4. Request for Information 3 months upfront - #Example_mail_request_info by PA to Host
5. Reservation options 3 months upfront - #Example_mail_option by CEO to PA
6. Reservation confirmation 2 months upfront - #Example_mail_confirm by PA to Host
7. Personal invitation 2-3 months upfront - #Example_mail_personal by PA to Associates
8. Invitation and planning 3 weeks upfront - #Example_mail_personal by PA to Associates
9. Communication and last minutes 1 week upfront -

Example_mail_option

If you reserve these 3 options now (without having to pay cancellation costs), we can go for confirmation by our associates first: who goes with us to Belgium next year.

Example_mail_personal

The personal text I want you to send to each of the associates is: Hoi <voornaam>,

Februari jl. heeft 2Value de eerste 'Fosdennen' gehad. Dat is een paar dagen met collega's samen zijn in de Ardennen, met een mooie afsluiter: het grootste open source evenement van Europa FOSDEM in Brussel op de terugweg.

In 2010 gaan we dit nog leuker doen. We hebben een prachtig huisje op het oog in de bosrijke Ardennen met wifi. Er is plek voor 15 personen. Alles is geregeld, we bereiden ontbijt en avondeten voor in wisselende teams.

2Value faciliteert dit uitje. Met als doel elkaar beter leren kennen, genieten en wat te leren. We bereiden dingen voor, maar je mag je eigen keuzes maken.

Het programma donderdag avond 4 feb 2010 tot zondag 7 feb 2010 ziet er alsvolgt uit:

Donderdag na 17u: wegrijden uit Nederland (meldt aanbod van en vraag naar carpooling aan Froukje) Donderdag avond: aankomst in de Ardennen

Vrijdag-ochtend: de na-het-ontbijt sessie: 1 uurtje brainstormen: wat willen we bereiken Vrijdag overdag: vrije invulling, bijv. wandelen, fietsen, lezen, inloggen :-) Vrijdag-avond: 1 uurtje presentaties door de groep aan de groep, daarna vrije invulling

Zaterdag-ochtend: de na-het-ontbijt sessie: 1 uurtje brainstormen in groepjes Zaterdag overdag: vrije invulling, bijv. wandelen, fietsen, lezen, nerden Zaterdag-avond: <1 uurtje centraal nader bepalen, in elk geval veel vrije invulling>

== Twee informele regels: 1. het is de bedoeling dat we elkaar allemaal leren kennen en dingen uitwisselen en dat groepjes bezoekers zich niet te veel isoleren (behalve voor daarvoor bestemde momenten) tijdens het verblijf in de Ardennen. Laat iedereen mee genieten en leren van hetgeen je bespreekt. 2. gelieve zeer beperkt alcohol voor 19.00u 's avonds (1 flesje bier prima), we willen heldere verhalen. Bij het eten en daarna: ga gerust los.

Zondag-ochtend: ontbijten en naar Fosdem. Zondag-middag/avond: terug naar Nederland met evt. nog een gezamenlijke hap langs de autoweg ergens.

Groetjes, Henk

Example mail agenda

Dames en Heren,

Zoals afgesproken in kleine kring: noteer vast in uwer agenda's <year>: "2Value Fosdennen <year>". Nog even geen ruchtbaarheid aan geven, graag.

Dit is de datum van het lang weekend naar de Ardennen (do-av. vertrekken: vr 5 feb en za 6 feb), waarbij we in elk geval op zondag (7 feb) bij Fosdem aan gaan en vervolgens naar huis terugreizen. 2 vliegen in 1 klap.

Verwacht aantal deelnemers 10 tot 20.

Eisen aan huisje in de westelijke Ardennen: 1. internetverbinding 2. snelle internetverbinding 3. snelle internetverbinding 4. bedden

-)

Example mail wishlist

Hoi,

Van <startdate> feb 's avonds tot zondagoch 10.0ou <enddate> willen wij een huisje huren in de belgische Ardennen voor <number> to <number> techneuten van 2Value. De eisen + prioriteiten.
We gaan met een busje of auto's.

Eisen (prior = prioriteit)

• Internetconnectie, prioriteit 1, code rood (geen internet, geen 2Value aldaar)
• Kookgelegenheid / koelkast(en), prior 1
• Snelle internetconnectie ( > 4 Megabit per seconde) prioriteit 2
• 1 persoonsbedden en 2 persoonsbedden genoeg. Max 3 mensen op 1 kamer. 2 persoonsbedden worden maar door 1 iemand gebruikt.
• Minimaal 2 douches, 2 wc's, prior 2
• Bosrijke omgeving prior 1
• Wandelgebied, prior 2
• Mobiele telefoon bereik prior 2

Wensen

• Dorp binnen 4 a 5 km, prior 3
• Afstand tot Brussel niet meer dan een uur, prior 3
• Fietsverhuur in de buurt, prior 3
• Prijs is ook interessant uiteraard

Zou jij drie alternatieven willen aanleveren, de eersten die voldoen.

Alvast dank.